【说明】文字匹配功能的使用方法

2025年8月17日 · 15 分钟阅读 ·

观前提醒：
强烈建议先阅读 → 【说明】辅助工具--精准查询的使用方法
再来看本文，理解会更顺畅！

假设我们有两块数据，分别称为“新数据”和“旧数据”。
本功能的核心目标是：在“新数据”的每一项右侧，自动填入与其最相似的一项“旧数据”。

听起来可能有点抽象？别急，看后面的例子就明白了。

理解原理是高效使用的关键——
一旦掌握，它将在实际工作中为你节省巨量时间，绝对值得花几分钟搞懂。

注意：操作本身非常简单，重点在于理解设计意图。

来看一个实际案例：

如上图所示：

我们的目标是：
根据“新数据”中的材料名称，在“旧数据”中找到最相似的名称，并带回对应的“旧单价”。

这是一个常见需求：

“从另一张表里找相似项目，把它的价格、数量等信息带过来，用于参考或分析。”

常规做法是用 Excel 公式，如 VLOOKUP、XLOOKUP 或 INDEX+MATCH。
但问题来了——如图中所示，只有最后两项成功匹配，其余全部失败。

为什么？
因为公式要求名称完全一致。只要有一点不同（多字、少字、参数变化），就匹配不上。
而现实中，两张表的名称几乎不可能完全一样。

那怎么办？

这就是本工具的价值：
它会自动在“新数据”旁，匹配出一个最相似的旧名称——
你可以认为：这个名称和新名称大概率是同一种东西。

然后，你就可以用这个“匹配到的旧名称”作为桥梁，
通过公式去旧表中查找它（而不是查找新名称，因为用它是找不到的），并带回单价、数量等信息。

✅ 相当于：
本工具先解决了“名字对不上”的问题，
剩下的，交给熟悉的工具继续处理。

流程打通，效率翻倍。

如果概念已理解，操作就非常简单。看下图：

步骤如下：

两个“获取”按钮的区别？
- 第一个：选源数据表（黄框）——参考用的完整数据表
- 第二个：选待匹配表（绿框）——需要补充信息的新表
关于“源数据获取方式”
除了“连接已打开的Excel”，还支持“从文件导入”（参考 Save/Material 文件夹示例）。
要求：
- ① 文件为 .xls 或 .xlsx
- ② 首行为列名
- ③ 必须包含“标准名称”列
  “文件导入”的优势在于，可以将文件内的多种信息一同提取过来，不过需要对该文件进行编辑和维护。
  因此日常使用可“连接Excel”，更方便。
关于“匹配规则”
- 精准：通用推荐，综合评分（建议默认）
- 部分：包含部分文字就算相似
- 乱序：文字相同顺序不同就算相似
- 多段：中文、英文、数字各自分别比对后综合评分
  ✅ 大多数情况用“精准”即可。

点击 智能匹配 后，系统开始处理（耗时几十秒到几分钟）。
完成后，会在新数据最右侧自动加两列：

📌 示例（如图）：
新名称：电力电缆YJV-3*50+1*25 0.6/1kV
匹配到：电缆YJV-3*50+1*25
相似度：75（非100，但已是最佳匹配）

原本用公式查“新名称”会失败（名称不一致），
现在改查 N 列的“匹配到的旧名称”，公式就能正确返回数值。

但注意：
相似度 < 100% 的结果，原则上需人工审核。
（即使100%，在“部分”“乱序”模式下也可能误匹配，所以推荐“精准”模式）

你可能会想：“那不还是得人工看？”
没错，但区别是：
👉 过去：一条条翻、查、复制粘贴
👉 现在：快速扫一眼，确认是否正确

工具帮你省下 30%～90% 的工作量，具体看两张表的命名风格是否一致。

更重要的是，我们采用“先匹配名称，再用公式取数”的流程：

代价只是多写一列公式——熟练后不到1分钟搞定。

看似多一步，实则是以极小代价换高效率、强灵活性和好维护性。
结合本工具的快速匹配，代价不增反减，效果更佳。

默认返回 1 个最相似的匹配项（2列）。
你也可以设置返回前 n 个（n ≤ 5），从左到右按相似度降序排列。

💡 提示：即使返回多个结果，仍可用公式分别查找。建议最终选定一个主用项，保持表格整洁。

该功能让模糊匹配更可控、可选、可追溯，进一步提升灵活性。