【说明】正则搜索功能的使用方法

2025年8月17日 · 15 分钟阅读 ·

1. 简介

这是一个专为 Excel 设计的高级搜索工具，主要用于在已打开的 Excel 文件中快速、精准地查找数据。

支持多种搜索模式：

✅ 正则表达式：灵活匹配复杂格式（如身份证、电话、邮箱等）
✅ 包含：查找单元格中是否含有关键字（连 *、? 这类特殊字符也能正常搜索）
✅ 相等：完全匹配，只有单元格内容与关键字一模一样才算命中

支持灵活的查找范围：

✅ 区域：只搜当前选中的单元格区域（可锁定为上一次的范围）
✅ 工作表：搜索当前整个 sheet
✅ 工作簿：搜索整个 Excel 文件的所有 sheet

无论是日常查找、批量处理，还是结合正则做数据清洗，都能大幅提升效率！

2. 功能优势

Excel 和 WPS 自带的 Ctrl+F 搜索（以下简称 F 工具）虽然常用，但功能有限。本工具在实用性、灵活性和效率上都有明显提升：

🔹 支持正则表达式
可进行高级文本匹配，还内置常用正则模板，后续还会根据反馈持续增加。

🔹 小白也能用正则
不懂正则？没关系！稍微会一点后，使用内置的「正则编辑器」，简单操作就能生成常用表达式。

🔹 “包含”更纯粹
F工具用 * ? 做通配，想搜它们本身反而麻烦。本工具的「包含」模式不搞通配，想搜什么就搜什么，更直观可靠。

🔹 搜索范围可锁定
F工具搜索后进行其它操作，然后就要重新选范围。本工具支持「锁定查找范围」，哪怕切换 sheet 或取消选择，也能始终在上次的范围内搜索，省时省力。

🔹 结果可二次筛选
搜完还能进一步「排除」或「保留」某些结果，快速批量缩小目标范围，操作可撤回一次。

🔹 结果支持多种操作
对搜到的内容，右键即可：

跳转定位
批量替换
高亮标记和取消标记
复制指定偏移列的内容
在行末添加文字
显示关联数据

功能更全，操作更顺，是处理 Excel 数据的好帮手！

3.基础概念

什么是正则表达式？

正则表达式（Regular Expression） 是对文本结构规律的数学化描述。它通过一套特殊语法，定义“什么样的字符串”符合某种模式。

举个例子：我们想从一列材料名中找出所有 BV线，如 BV-6、BV10、BV-2.5 等（但不想要BVR等线）。

观察其规律：

开头一定是 BV
可能有一个 -，也可能没有
后面必须有至少一位数字
结尾可能有一个小数点加一位数字（如 .5），也可能无

根据这些规律，我们可以写出正则表达式：
^BV-?\d+(\.\d+)?$

别被吓到，我们拆解来看：

表达式	含义
`^BV`	`^` 表示“行首”，`BV` 就是字面意思 —— 必须以 `BV` 开头
`-?`	`-` 是字面意思，`?` 表示“前面1个字符出现 0 次或 1 次” —— 即 `-` 可有可无
`\d+`	`\d` 表示“任意数字”，`+` 表示“前面1个字符出现 1 次或多次” —— 至少一个数字
`(\.\d+)?$`	`(...)?` 表示括号内整体可有可无，`$` 表示“行尾”，`\.` 是转义后的小数点（点必须且只有1个，故不需要标数量）

整体含义：以 BV 开头，可能带一个 -，接着是至少一位数字，结尾可能带 .数字，然后结束。

✅ 重点：这个例子只是为了让你理解“正则 = 描述规律”，不需要你现在就能写出这样的表达式。

正则表达式的核心思想：先“类型”，再“数量”

记住这个口诀，你就掌握了80%的实用技巧：

类型：是中文？英文？数字？符号？空白？
数量：出现几次？至少一次？可有可无？
如果有且仅有一次，那么不需要写数量

类型	写法	数量	写法
中文	`[\u4e00-\u9fa5]`	0次或1次	`?`
英文	`[a-zA-Z]`	1次或多次	`+`
数字	`\d`	0次或多次	`*`
任意字符	`.`	精确n次	`{n}`
空白字符	`\s`	至少m次，至多n次	`{m,n}`

4. 界面说明

功能较多，目前只需浏览并理解，用时再翻阅即可

搜索关键词
可输入你想找的内容。
在输入框右键可打开「正则编辑器」，使用按钮和AI，帮你轻松写常用正则表达式。具体如何使用，详见5.4 使用AI生成正则表达式。
常用正则快捷选择
只在“正则模式”下显示，点一下就能插入常见正则，省得自己写。
查找方式
- 正则：最强大，支持复杂匹配。搜普通文字、数字时，效果和“包含”一样。
- 包含：类似 Ctrl+F，但能搜 *、? 这类特殊字符（Excel自带的搜索工具搜不了）。
- 相等：完全匹配，整个单元格内容和关键字一模一样才算命中。
查找范围
- 区域：只搜你鼠标选中的那一块。如果只点了单个单元格，自动扩展范围为整个工作表。
- 工作表：只搜当前这个 sheet。
- 工作簿：搜整个 Excel 工作簿的所有 sheet。
查找范围显示
自动显示上一次搜索的范围，不能手动改。
锁定查找范围
勾上后，以后搜索都固定在上一次的范围内（即5中显示的范围），哪怕换了 sheet 或没选区域也一样。
查找按钮
搜索最近操作的文件（除非已锁定范围，则按锁定范围搜）。
筛选排除
搜完结果后，可以再输入关键词并点击按钮，把包含这个词的结果从当前结果中去掉。
筛选保留
搜完结果后，可以再输入关键词并点击按钮，只保留包含它的结果。
筛选撤回
排除或保留后反悔了？点这个，撤回到之前的状态（仅能撤回一步）。
返回主页
关闭当前窗口，回到主菜单。
公式切换开关
- 关（默认）：搜的是公式计算出的值。
- 开：搜的是公式本身（比如 =A1+B1 这种文本）。
结果显示区
所有搜到的单元格都会列在这儿，一行一个。
可以单选，也可以Shift连选，Ctrl多选，Ctrl+A全选
右键可弹出菜单，支持替换、标记、跳转等操作（详见16）。
菜单里有快捷键提示，记住了就能直接用键盘操作，效率翻倍！
复制偏移 控制复制时取哪一列的数据：

填数字：比如填 2，复制的就是结果右边第2列的值；填 -1 就是左边第1列。
填字母：比如填 F，就复制该行 F 列的内容。
（配合右键菜单的“复制”功能使用）

忽略字符
搜索时自动忽略这些字符（比如想去掉空格、符号再比对）。
⚠️ 正则搜索时慎用，因对匹配结果的影响难以预料。
行高+
针对结果显示区：左键增加行高，右键大量增加行高
行高-
针对结果显示区：左键减少行高，右键大量减少行高
自定义
一般的搜索过程是这样的：关键字搜索→关键字排除/保留→关键字排除/保留→......
本功能就是将这个过程整体保存起来，方便你下次一键应用（以正则表达式的形式）
以上图为例，初次查找时，先以“电线”为关键字查找，然后先后排除了“16通路”，“32路”，“铜芯电缆”关键字。
此时进入自定义就会出现该窗口，只要填写名称后，点击添加记录，就会出现该记录，然后点击保存文件，下次再想搜索，可以选中此记录，点击应用并查找，出现的结果和初次查找的结果是一样的。
结果区右键菜单

全选：选中所有结果
复制：按“复制偏移”规则复制内容（详见14）
跳转：定位到第一个选中结果，Excel 会自动跳转并闪烁提示
标记：给对应单元格加上高亮颜色
恢复：清除标记，恢复原样
加列：在每条结果所在行的最右空白列插入指定文字
替换：批量替换选中的内容
显示：除了结果，还能额外显示“复制偏移”指向的列内容（支持数字或列名如 A/B/C），此外还能显示任意手选的列内容

替换操作

待替换的字符
要被替换的原文内容。
替换后的字符
新的内容，用来替换原文。
普通替换
将第一个匹配的原文替换为新内容（每行只替换一次）。
完全替换
将所有匹配的原文全部替换（每行中多个会全部替换）。
保留替换
原文只保留匹配到的“原字符”部分（常用于提取关键信息）。
确定替换并关闭
上面三种替换都只是预览，结果会显示在下方。
只有点击这个按钮，才会把替换应用到实际表格中。
应用后被成功替换的行，会被标记颜色。

💡 提示1：
如果进入替换界面前是“正则”模式，则替换时也支持使用正则表达式，可实现更灵活的查找替换（如批量改格式、提取字段等）。 💡 提示2：
保留替换很适合提取信息，例如针对BV-2.5，BV-4等，可以直接将数字提取出来

5. 操作示例

5.1 基础操作（“包含”模式）

操作步骤（观看动图需结合下方文字）：

输入关键字
在搜索框中输入要查找的关键字，比如F工具无法搜索的 *。
选择查找方式
将查找方式设为 包含，这样可以找到含有任意字符的单元格。
设定查找范围
默认查找范围是“当前选中的区域”。故选中表格内的 D列 来选定它作为查找范围。
执行查找
点击 查找 按钮，开始搜索。你会得到若干结果。注意：手选D列但查找范围仅限于 D1 到 D51，是因为第 51 行之后没有数据。
结果区说明：每一行代表搜到的一个单元格，里面有它的相关信息——如它的单元格地址、数值、公式等。
跳转到某个结果
在结果区选中一行，右键选择 跳转，即可直接跳到表格中的对应单元格，被选中的单元格会短暂高亮显示 0.5 秒。
全选结果
在结果区使用快捷键 Ctrl+A 可以快速选中结果区的所有行（也可右键后点击菜单，所有菜单均有快捷键）。
标记结果
在结果区选中了若干行后，右键选中的某一行，选择 标记，弹出颜色选择框，挑个颜色后，所有选中的行都会被标记上这个颜色。
撤销标记
如果需要撤销标记，右键任意一行，点击 恢复，就能撤销上一次的颜色标记（只能回退一步）。
加列内容
在结果区选中了若干行后，右键选中的某一行，选择 加列，在弹出的文字输入框中输入文字，然后所有选中的单元格右侧空白处都会写入你输入的内容。

5.2基础操作（”正则“模式）

操作步骤（观看动图需结合下方文字）：

锁定查找范围
在完成 4.1 的操作后，查找范围显示 已经记录了上次的搜索区域。这时勾选 锁定上次查找范围，之后即使不手动选区，搜索也会固定在这个范围内进行。
选择内置正则表达式
点击右侧下拉菜单，选择“通用电线”，关键字输入框会自动填入对应的正则表达式，省去手动编写。
执行查找
由于查找范围已被锁定，即使当前没有选中 D 列，搜索仍会在 D1:D51 范围内进行。
点击 查找 按钮，即可得到匹配的结果。
结果筛选
搜索结果中可能包含误匹配项，比如 XL-20、XL-30 等开关箱型号。
在关键字框中输入 XL，点击 筛选排除，所有包含 XL 的结果行会被从当前结果中移除。
同时，状态栏会提示：“筛选到 x 个结果，减少了 y 个结果”。
筛选撤回
如果筛选后想恢复上一步结果，可点击 筛选撤回 按钮。
⚠️ 注意：每次筛选后仅支持撤回一次。
加列操作
选中所有符合预期的结果行，右键选择 加列，输入内容后，系统会在每条结果对应单元格的右侧空白列中统一写入该文字。

💡 特别说明：
筛选有两个按钮 —— 筛选排除 和 筛选保留。
筛选的本质就是“在已有结果中再次搜索”，只是范围限制在当前结果区内。
你可以更改查找方式（如正则、包含等）进行筛选：
筛选排除：从结果中去掉匹配项
筛选保留：只留下匹配项，其余剔除

5.3 进阶操作：用替换操作拆分列

目标：将 配电箱AP1、动力箱APZ2 等的单列数据，拆分为两列如配电箱，AP1等

复制列
将原列复制两份，分别用于提取“名称”和“编号”
提取前半部分（中文名称）：
- 选中第一份数据区域。
- 打开“正则搜索”，右键搜索框 → 选择“中文” + “1或多个”。
- 点击 查找，所以结果被显示，一行代表一个单元格结果。
- 右键任意结果 → 全选（或 Ctrl+A）→ 右键 → 替换 → 勾选“保留替换” → 确定。
- 结果：只保留中文部分，如“配电箱”。
提取后半部分（字母数字）：
- 选中第二份数据区域。
- 同样使用正则搜索，但这次不勾选“保留替换”，而是进行“普通替换”。
- 搜索中文，替换为空 → 得到“AP1”、“APZ2”等（也可通过英数符的保留替换实现，但不推荐，因为可能遗漏信息）。

5.4 使用AI生成正则表达式

如下图，使用AI生成正则表达式，批量搜索一类材料

1. 激活正则编辑器
在输入框上右键单击，弹出正则编辑器

2. AI生成表达式
在编辑器下方的输入框内，输入描述（例如“各种阀门”），回车或点击AI生成按钮，稍候片刻，即出现生成的表达式。确定后回到搜索工具，点击查找按钮即可

🔧 AI使用说明：
当前使用内置AI，有频率限制，不支持多人同时使用。后续将支持自定义API（配置方法），AI助手与正则搜索共用同一API。

🎯 正则生成策略：
AI会根据你的描述自动选择“精确”或“宽泛”匹配，确保好用又不漏项。

🔹 精确匹配（描述清楚结构）

当你明确说出格式时，AI会严格匹配。

你说	生成的正则	例子
“以 ZR 开头，- 分隔，YJV 结尾”	`^ZR-.*-YJV$`	匹配 `ZR-YJV`、`ZR-3*50-YJV`
“先字母，再数字”	`[a-zA-Z]+\d+`	匹配 `AP1`、`XL2`
“11位数字，以1开头”	`^1\d{10}$`	匹配手机号

✅ 适用：编号规则明确，要求精准。

🔹 宽泛匹配（只说类别名称）

当你只说“电线”“阀门”这类词，AI会智能扩展，尽量不漏。

你说	生成的正则	能匹配的示例
“电线电缆”	`(?:YJV	VV
“阀门”	`(?:.*阀	阀.*
“配电箱”	`(?:配电箱	电箱

✅ 适用：名称混乱，先找全再筛选。

🔹 自动识别字符类型

你说	实际识别为
“中文”	`[\u4e00-\u9fa5]`
“英文”	`[a-zA-Z]`
“数字”	`\d`
“字母或数字”	`[a-zA-Z0-9]`

✅ 使用建议

想精准？说清楚结构，如“以XX开头，中间有-”。
想找全？直接说类别，如“桥架”“开关”。
结果太多？用“筛选排除”去掉干扰项。
结果太少？试试更简单的关键词。

💡 记住：
“先多找，再筛选”比“一步到位”更可靠。配合表易达的筛选功能，效率更高。

5.5 其它功能

目前暂不对“显示”“复制及复制偏移”“忽略字符”“公式开关”等功能进行演示。

（待续....）